Ketersediaan data dan informasi terbaru sumberdaya perusahaan secara cepat dan sistematis akan sangat memudahkan proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Diperlukan pilihan teknologi yang tepat sehingga efisiensi perusahaan bisa terpacu.
Anda menjalankan satu unit usaha dengan sejumlah kantor, sejumlah pabrik, sejumlah gudang, sejumlah kantor pemasaran? Kalau ya, Anda perlu mempertimbangkan penerapan sistem perencanaan sumberdaya secara terintegrasi, yang dalam bahasa teknis disebut enterprise resource planning (ERP). “Tidak perlu menunggu sampai perusahaan menjadi sangat besar untuk menerapkan ERP. Usaha kecil dan menengah pun perlu untuk mulai menerapkan sistem komputerisasi dengan pendekatan ini,” kata Yohannes Kristanto, seorang konsultan ERP.
Dengan dukungan ERP yang memadai, manajemen sebuah perusahaan bisa dengan cepat melakukan berbagai keputusan bisnis berdasarkan data riil beberapa saat sebelum keputusan diambil. Dengan dukungan sistem ini, manajemen produksi bisa dengan cepat mengambil keputusan untuk memacu atau mengurangi produksi, menambah order bahan baku atau menghentikan pasok bahan baku, karena di depannya tersedia data persediaan di gudang dan data permintaan pasar. “Dengan demikian volume produksi bisa benar-benar mengimbangi kebutuhan pasar, dan pengiriman barang bisa dilakukan tepat pada saat barang dibutuhkan, tanpa perlu melalui masa penggudangan yang terlalu lama,” kata Kristanto lagi.
Yang dikatakan oleh Kristanto bukanlah isapan jempol. “Kami sungguh merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto.
Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu. “Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle.
Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur. Dulu misalnya, perlu waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.”
Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data. Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta. “VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto.
Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas. “Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas jaringan, kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,” kata Winanto lagi.
PT Sinar Sosro sendiri hanyalah salah satu dari puluhan perusahaan sektor manufaktur yang menggunakan layanan komunikasi data PT Lintasarta Aplikanusa. Kendati sudah banyak perusahaan sektor manufaktur yang mendapat layanan jasa Lintasarta, manajemen perusahaan itu mengakui bahwa selama ini banyak anggota masyarakat yang mengira bahwa Lintasarta hanya melayani sektor keuangan dan sektor perbankan. “Kami memang memulai bisnis komunikasi data untuk melayani sektor perbankan. Tetapi kini bukan hanya sektor perbankan yang membutuhkan layanan kami. Permintaan layanan komunikasi data dari sektor manufaktur termasuk yang cukup tinggi,” kata Widhy N. Soeranto, general manager penjualan Lintasarta.
BOX
Jaringan Non-Teresterial yang Andal
Sebagai perusahaan yang menyediakan solusi komunikasi data, Lintasarta menyediakan berbagai macam pilihan solusi sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Lintasarta menyediakan sejumlah pilihan mengingat kebutuhan dan anggaran belanja setiap pelanggan bersifat unik, berbeda dengan pelanggan yang lain. Tentu saja perpindahan dari satu solusi ke solusi yang lain dimungkinkan, mengingat kebutuhan pelanggan juga bisa berubah-ubah dalam waktu singkat. Berikut adalah salah satu solusi yang ditawarkan Lintasarta:
VSAT IP
VSAT IP adalah layanan komunikasi data yang menggunakan akses satelit dengan teknologi Time Division Multiplex (TDM)/Time Division Multiple Access (TDMA). Dengan teknologi ini, pengguna layanan tidak perlu mengkhawatirkan ketersediaan jaringan teresterial, sehingga ada peluang untuk membangun jaringan Wide Aria Network sampai daerah terpencil sekalipun.
Teknologi ini juga mendukung berbagai jenis kebutuhan komunikasi data, mulai dari yang bersifat transaksional seperti Online antarcabang, Automated Teller Machine (ATM) atau ticketing; aplikasi terminal jarak jauh seperti data entry atau payment point; sampai dengan applikasi internet seperti berselancar di dunia maya, surat elektronik, pengiriman pesan instan sampai dengan pengiriman file (FTP).
Manajemen Lintasarta menjanjikan bahwa layanan ini saat ini sudah di seluruh Indonesia, dengan dukungan teknis tersebar di 32 kota besar Nusantara. Layanan ini mempunyai keunggulan dalam hal keamanan, karena menggunakan jaringan yang bersifat privat.