Distributor Beradu Cepat dengan Sistem Online

Perusahaan distributor kini tidak lagi bisa hanya mengandalkan luasnya jaringan distribusi dan armada yang kuat. Tanpa sistem teknologi informasi yang memadai, tidak mustahil mereka kehilangan pelanggan.

Untuk memenangi persaingan yang ketat dalam bidang usaha distribusi produk-produk konsumen, sebuah perusahaan memang dituntut mempunyai jaringan yang seluas-luasnya, dengan dukungan infrastruktur yang seefisien mungkin. Jaringan yang luas akan menjamin penyebaran produk sampai ke seluruh pelosok. Sementara itu armada dan penggudangan (warehousing) yang andal akan menjamin kecepatan pengiriman barang ke konsumen akhir, sehingga di gerai atau kios ritel tidak sampai terjadi kekosongan barang tertentu yang dibutuhkan oleh konsumen.
“Kalau sampai barang tertentu hilang dari toko satu atau dua hari saja, pelanggan bisa beralih ke produk lain, dan itu bisa menyebabkan konsumen beralih ke produk lain secara permanen,” tutur VS Martuti, seorang manajer operasi sebuah hypermarket yang beroperasi di Jakarta. Mungkin pertama-tama pelanggan hanya mencoba produk lain karena produk yang biasa dibeli tidak ada. Tapi kalau produk baru yang dicobanya mempunyai keunggulan, tidak mustahil pelanggan bisa beralih untuk seterusnya. Kalau ini yang terjadi, yang akan dirugikan bukan hanya pihak principal (produsen yang menitipkan barang), tetapi juga distributor itu sendiri.
Bagi perusahaan distributor, hal semacam ini tidak pernah boleh terjadi. Karena itu perusahaan distributor bukan hanya harus andal di bidang manajeman transportasi dan penggudangannya, tetapi terlebih-lebih dalam bidang manajemen informasi. Manajer atau direktur operasi harus mempunyai informasi yang selalu up to date untuk bisa mengatur arus barang secara efisien dari gudang produsen sampai ke tangan pengecer atau pengusaha ritel.
Itu sebabnya perusahaan distributor besar seperti PT Wicaksana Overseas International Tbk yang bergerak di sektor produk konsumen dan PT Parit Padang yang bergerak di sektor obat-obatan seperti berlomba mengelola sistem manajemen informasinya secara online karena sistem ini diyakini dan kemudian terbukti memacu efisiensi perusahaan. Bayangkan, ketika PT Wicaksana belum meng-online-kan sistem komputernya, proses konsolidasi data dari daerah ke kantor pusat memerlukan waktu sekitar dua hari. Dengan demikian baru dua hari kemudian bisa diambil keputusan atas data yang diperoleh oleh kantor pusat. Tetapi dengan sistem online, data dari 30 kantor cabangnya di seluruh Indonesia langsung bisa di-input di masing-masing kantor cabang dan dimonitor oleh tim manajemen operasi di kantor pusat.
“Bahkan sekarang para principal bisa ikut memonitor data barang yang ada di gudang kami, di perjalanan dan di tangan pengecer. Dengan demikian mereka bisa langsung mengirimkan barang misalnya terjadi kekosongan atau stok menipis di tempat tertentu,” kata Rachmat Winoto, IT Manager PT Wicaksana.
Hal senada dikatakan oleh Joli Widjaja, IT Manager PT Parit Padang yang mendistribusikan obat-obat over the counter (OTC, tanpa resep), obat-obat ethical (obat resep) dan makanan suplemen. Perusahaan ini, menurut Joli, meng-online-kan sistem komputernya sejak 1998. “Dulu kami melakukan konsolidasi data cabang ke kantor pusat dengan media seperti tape atau disket. Bisa dibayangkan, tentu ini merepotkan sekali,” kata Djoli. Belum lagi perusahaan ini menangani ratusan item produk sehingga diperlukan satu sistem teknologi informasi yang bukan hanya cepat tetapi juga akurat.
Kini, setelah sistemnya online, Parit Padang juga membuka akses kepada principal dengan cara membuka satu situs web khusus sehingga mereka juga bisa langsung memonitor volume barang yang ada di tangan distributor berikut penyebarannya. “Principal akan tahu di mana ada kekosongan produk,” kata Joli lagi.
Kedua perusahaan ini mengelola datanya secara terpusat. Bedanya, Wicaksana langsung melakukan konsolidasi data secara otomatis, sementara Parit Padang masih mengkapling data-datanya berdasarkan kantor-kantor cabangnya yang mencapai 25 unit di seluruh Indonesia. Proses konsolidasi bisa dilakukan segera setiap kali diperlukan, tetapi dengan teknik on demand.
Untuk menghubungkan seluruh cabangnya secara online, baik Parit Padang maupun Wicaksana menggunakan layanan PT Lintasarta Aplikanusa. “Lintasarta paling berpengalaman mungkin ya, jadi kami pakai perusahaan itu,” Tutur Rachmat yang meng-online-kan sistem komputernya sejak 2003. Sementara itu Joli mengatakan, “Waktu kami mulai, praktis penyedia jasa komunikasi data hanya Lintasarta.” Parit Padang membangun sistem online ini sejak 1998, justru ketika negara sedang terlanda krisis. Wicaksana menggunakan layanan kombinasi antara Frame Relay dan VSAT, sedangkan Parit Padang hanya menggunakan teknologi Frame Relay, “karena aplikasi kami tidak bisa dijalankan dengan VSAT.”
Kedua perusahaan kini sedang menjajaki kemungkinan untuk menggunakan layanan VPN-IP yang disediakan Lintasarta, satu teknologi yang lebih ekonomis dibandingkan dengan keandalan teknologi dan manfaat yang bisa diperoleh. Menyangkut layanan yang diberikan Lintasarta kedua manager IT ini mengaku puas. “Saya senang sekali karena Lintasarta menyiapkan tenaga khusus untuk kami. Begitu ada masalah, kami langsung kontak orang yang bersangkutan, dan responnya sangat cepat.” Kedua manager IT itu mengatakan jarang sekali terjadi down pada system mereka, dan sejauh ini Lintasarta memenuhi janji yang tertuang dalam service level agreement (SLA) sebesar lebih dari 99%.
Menyangkut inovasi produk, Joli mengatakan Lintasarta cukup sigap. “Mungkin juga karena sekarang mulai ada perusahaan lain yang menyediakan jasa serupa, dengan teknik pemasaran yang lebih gencar,” kata Joli. Ketika Parit Padang mulai membangun sistem online, cakupan layanan Lintasarta tidak maksimal, mungkin karena bergantung pada pihak lain. Tetapi dia mengatakan, sekarang Lintasarta mulai membangun sendiri infrastrukturnya, termasuk layanan komunikasi data secara wireless. “Kami sudah mencoba layanan ini di Bali, karena kami baru pindah kantor.”
Widhy N. Soeranto, general manager penjualan Lintasarta, tidak menyangkal bahwa persaingan di sektor layanan komunikasi data sekarang cukup ketat. “Tapi yang lebih penting bagi kami adalah bagaimana memenuhi kebutuhan pelanggan secara maksimal. Kami senang kalau pelanggan puas, tetapi kami masih ingin lebih baik lagi,” tuturnya.

BOX
VSAT-Link, Efisien dan Fleksibel

Sebagai penyedia layanan komunikasi data, Lintasarta mempunyai berbagai variasi produk andalan, masing-masing untuk tujuan yang berbeda. Salah satu produk andalan perusahaan ini adalah VSAT-Link, yakni sarana komunikasi data berbasis satelit untuk menghubungkan dua titik yang berjauhan (point to point).
Layanan ini ditujukan untuk melayani kebutuhan komunikasi data dalam jumlah yang besar dan kontinyu, terutama untuk lokasi-lokasi yang tidak terjangkau oleh sarana komunikasi data berbasis kabel. Berbagai jenis data bisa diakomodasi oleh teknologi ini, mulai dari data, suara, gambar dan video. Yang istimewa dari layanan ini adalah pemberian alokasi bandwidth yang bersifat privat. Karena itu industri-industri seperti pertambangan, kehutanan atau perkebunan akan mendapatkan layanan paling maksimal dari teknologi ini.
Dengan memanfaatkan layanan ini, pelanggan akan mendapatkan sejumlah keuntungan mulai dari manfaat ekonomis, kemungkinan untuk digabungkan dengan layanan lain dari Lintasarta, kemudahan dalam hal instalasi (karena tidak tergantung pada jaringan kabel yang sudah ada), dan yang tak kalah penting adalah layanan 24 jam sehari dan 7 hari dalam sepekan dari penyedia jasa.
Teknologi ini juga mempunyai fleksibilitas lain. Misalnya saja pelanggan bisa memilih kecepatan yang akan disesuaikan dengan kebutuhan. Di samping memiliki konfigurasi dua arah (full duplex), layanan ini juga memiliki konfigurasi clear channel yang bisa dilalui sejumlah protokol seperti X.25, SDLC, X.28 dan SNA.

Komentar

Telah Dibaca:632

admin

Leave a Reply

Your email address will not be published.