Bagi perusahaan jasa transportasi barang, sistem online sudah menjadi kebutuhan mutlak (conditio sine qua non), baik karena kompetisi yang semakin ketat antar perusahaan sejenis maupun karena pentingnya memberi layanan maksimal kepada pelanggan.

Kalau anda mengirimkan dokumen atau barang, katakanlah ke Eropa atau Amerika, melalui perusahaan jasa pengiriman barang, apa yang menentukan kecepatannya? Kecepatan pesawat terbang pengangkutnya? Armada pengiriman di darat yang bisa menembus kemacetan? Ternyata bukan hanya itu. Kecepatan pengiriman sangat ditentukan oleh sistem komunikasi data dan jaringan komputer mereka. Memang benar, armada angkutan yang andal akan sangat mempengaruhi kecepatan pengiriman barang. Tetapi tanpa sistem informasi yang andal, kecepatan kerja mesin canggih itu bisa terhambat oleh sejumlah persoalan yang boleh dikatakan remeh.
“Tanpa sistem informasi yang baik, kita tidak bisa segera tahu kalau akan ada kiriman barang dari Amerika, misalnya saja ke Bekasi. Dalam kondisi seperti itu, setelah barang tiba di pelabuhan atau bandara, kita baru bisa mengontak calon penerima untuk menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk clearance di kantor Bea dan Cukai,” kata Hasto S. Baskoro, Senior Manager Information & Telecommunication Development PT Repex Wahana, perusahaan logistik yang menjadi pemegang lisensi Fedex (Federal Express) untuk Indonesia. Dengan cara seperti itu, lanjut Hasto, akan diperlukan waktu tambahan untuk pengurusan kepabeanan. Padahal kalau perusahaan logistik sudah mempunyai satu sistem informasi dan komunikasi data secara online, hambatan seperti itu tidak perlu terjadi. Hal senada diungkapkan oleh Desvanziadi Roihan, Information Service Manager PT Birotika Semesta yang mewakili DHL di Indonesia.
Pernyataan kedua sumber ini tampaknya benar. Budi Harsanto, seorang manajer operasi sebuah perusahaan freight forwarder di bilangan Pulo Gadung mengatakan bahwa layanan pengiriman barang memang memerlukan sistem informasi dan komunikasi data yang canggih. Harsanto mengakui bahwa hal yang dikemukakan oleh Hasto benar adanya. “Hal seperti itu sudah biasa. Ada pelanggan yang bisa mengerti, ada juga pelanggan yang mengomel,” katanya. Belum lagi, menurut Harsanto, sistem kerja yang masih offline memang cukup merepotkan. “Barang-barang yang sedang kita kirim, entah dengan truk atau dititipkan melalui laut atau udara, seakan-akan berada di luar kontrol kita. Sekarang agak lumayan, ada SMS. Tetapi tetap saja tidak memadai,” kata Harsanto
Baik Desvan maupun Hasto mengakui bahwa bagi perusahaan transportasi, apalagi dengan cakupan layanan global, cara kerja offline memang sudah tidak memadai untuk memberikan layanan yang maksimal kepada pelanggan. Karena itu seperti berlomba mereka membangun sistem informasi secara online di kantor-kantor mereka yang tersebar di berbagai kota di Indonesia, dan menghubungkannya dengan jaringan komputer mitra international mereka.
“Perusahaan ini (Birotika Semesta) mencadangkan anggaran sebesar dua juta euro per tahun untuk kebutuhan teknologi informasi. Ini demi kepentingan pelanggan,” kata Desvan. Lebih-lebih lagi DHL memang lebih memfokuskan layanannya pada pengiriman barang ke seluruh dunia, sehingga teknologi informasi sudah menjadi nilai tambah yang mutlak perlu disediakan.
“Kami memanfaatkan teknologi informasi untuk empat kepentingan pokok, yaitu untuk mengurusi pergerakan barang, untuk layanan konsumen, untuk hal-hal terkait dengan penagihan dan keuangan, dan untuk hal-hal yang terkait dengan commercial dan sales,” kata Desvan. Dia menjelaskan bahwa setiap pergerakan barang selalu diikuti dengan data dan informasi. Begitu ada telepon dari pelanggan bahwa akan ada barang yang akan dikirimkan, data sudah mulai tercatat di sistem komputer perusahaan itu. Data tersebut terus diperbarui di setiap titik pengiriman, mulai dari pengambilan barang, pengiriman ke bandara, pemuatan di pesawat, sampai proses pengurusan kepabeanan di negara tujuan. “Bahkan begitu paket diambil oleh kurir kami, hasil scan barang tadi sudah langsung terkirim ke alamat, sehingga kantor kami di tempat tujuan sudah bisa mulai mengurus dokumentasi kepabeanan. Maka begitu pesawat tiba, barang bisa langsung diambil dan diantarkan ke alamat yang dituju,” kata Desvan. Dengan sistem seperti itu, kata Hasto, perusahaan juga bisa lebih mudah dalam melakukan pelacakan manakala terjadi kehilangan barang, misalnya.
Istimewanya lagi, baik DHL maupun Fedex memberikan layanan track and tracing untuk para pelanggannya. Dengan layanan itu baik pengirim maupun calon penerima barang bisa memonitor sampai di mana barang yang tengah dikirimkan. Mereka bisa memonitor perjalanan kiriman melalui internet dengan mencari kode atau nomor kiriman. “Di DHL baik pengirim maupun calon penerima bisa mengirimkan email dengan menyebut kode barang, dan mesin kami akan secara otomatis mengirimkan jawaban dalam waktu satu atau dua menit,” Desvan menambahkan.
Untuk membangun sistem online, kedua perusahaan itu menggunakan layanan komunikasi data yang disediakan oleh Lintasarta Aplikanusa. Repex Wahana menggunakan layanan frame relay, demikian halnya DHL juga menggunakan frame relay, tetapi akan segera menggabungkan teknologi MPLS sebagai infrastruktur utama dan frame relay sebagai fasilitas cadangan.
“Sebelumnya kami memakai layanan perusahaan lain, tetapi kemudian kami memakai layanan Lintasarta. Sebab, berdasarkan pengalaman saya ketika bekerja di perusahaan minyak, layanan Lintasarta bisa diandalkan,” kata Desvan. Oky Kurniawan, ITD Technical Support Manager PT Repex Wahana juga mengapresiasi layanan Lintasarta. Dia mengatakan bahwa Lintasarta selalu siap untuk melayani kebutuhan pelanggan selama 24 jam. Baik Oky maun Desvan mengaku, Lintasarta menyediakan orang khusus untuk para pelanggannya. “Kami punya nomor telepon dan nomor HP petugas yang memang dikhususkan untuk kami,” kata Oky.
Bagi Oky, yang tak kalah menariknya adalah bahwa dalam melakukan perawatan rutin, Lintasarta selalu mengambil waktu malam hari, di luar jam kerja. “Maintenance tidak pernah dilakukan sebelum jam 11 malam,” kata Oky. Biasanya mereka memberitahu sebelumnya, bahwa akan dilakukan proses perawatan selama dua jam. “Tapi pada praktiknya mereka hanya perlu waktu setengah jam atau satu jam. Mereka minta waktu dua jam hanya untuk mengantisipasi kasus yang buruk,” kata Oky lagi.
Widhy N. Soeranto, general manager penjualan Lintasarta, mengaku bahwa perusahaannya tidak punya pilihan selain memberikan layanan maksimal kepada pelanggan. “Kami berbisnis di bidang pelayanan, maka yang paling utama adalah pelayanan itu sendiri, dan orientasinya adalah kepuasan pelanggan.”

Box:
Internet dengan Aneka Media
Lintasarta Aplikanusa adalah perusahaan yang menyediakan layanan komunikasi data untuk berbagai kebutuhan pelanggan. Perusahaan ini menyediakan berbagai solusi layanan untuk mengakomodasi variasi kepentingan dan kebutuhan pelanggan. Salah satu solusi yang ditawarkan oleh perusahaan ini adalah koneksi ke jaringan internet.
Lintasarta menyediakan koneksi ke internet secara tetap (dedicated) dari jaringan lokal (local area network) milik pelanggan. Perusahaan ini menyediakan sejumlah pilihan jasa (class of service) yang akan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Layanan internet berkecepatan tinggi ini, antara 64 kbps sampai 2 Mbps, bisa dipergunakan untuk berbagai kebutuhan seperti world wide web, file transfer protocol (FTP), surat menyurat elektronik (email), chatting, streaming dan berbagai aplikasi internet lainnya.
Lintasarta menyediakan tiga kelas layanan yaitu Gold, solusi koneksi internet menggunakan clear-channel; Silver, yaitu solusi koneksi internet menggunakan frame relay; dan Bronze, yaitu koneksi internet dengan mengunakan VPN atau VSAT IP. Dengan solusi yang terakhir ini pelanggan akan mendapatkan layanan prima dengan biaya yang lebih ekonomis.
Layanan ini sudah bisa dihadirkan oleh Lintasarta di lebih dari 40 kota di seluruh Indonesia, mulai dari Banda Aceh sampai Jayapura.